企业信息化系统建设过程

发表日期:2019-01-28 17:55:38 文章编辑:jdadmin 浏览次数:

君典咨询   信息化战略管理咨询师   刘雪松
 
信息化系统的实施是一个系统性的工程,对各个环节的要求都比较高,需要通过不断的沟通和相应的管理工具来平衡系统构建双方的权益。同时,系统建设要匹配后期的运营,能够为企业真正所用,还要注意运营安全漏洞,保证数据的安全!   
一、信息化系统的实施过程
信息化项目的实施是一个严格按照预定计划和方案执行的过程,是信息化系统的安装、模块配置、数据初始化、权限设置、业务流程配置,系统模拟演练直到系统能够交付使用的过程。概要描述如下:
1、信息系统安装:包括数据库系统安装设置、信息系统应用软件和管理软件、相关业务操作引擎等一些列信息系统软件环境的安装;
2、业务模块配置:根据企业的业务需求,对系统各模块的功能进行设置,以使其符合企业业务需求;
3、业务数据初始化:信息系统中有许多基础数据需要先行配置到系统当中,以便于业务运行时进行选择和调用,比如各种信息类型的名称、科目名称、起初数据等;这些基础数据信息需要在实施方案中已经确认好;
4、角色权限设置:需要根据企业职能和职位权限结构规划相应的角色,将信息系统复杂的权限分配给不同的角色,简化后续用户权限的分配;
5、业务流程配置:信息系统需要应用到若干业务审批和审核流程,这些流程需要先行在信息系统进行定义并绑定到对应的业务单据;
6、系统及业务管理员的培训:在项目实施过程中,乙方项目实施方必须为甲方指定的系统管理员及各业务模块的管理员提供培训,以保证项目在验收交付后,甲方对信息系统有完全的日常管理和维护的能力。
信息化项目的实施过程虽然是预定计划和方案的执行过程,但是在项目实施过程中不可避免会出现众多业务模块不能按照预定计划和方案实现的情况,面对这样的情况,我们要么顺应产品功能改变我们的需求实现方式,要么坚持我们的需求,要求乙方进行产品功能的开发调整,对过程中做的任何变更,必须填写变更审批后方可执行。同时及时对项目实施计划和方案进行同步调整,以保持与项目的一致。
另外,信息化实施过程必须制周报制度,对每一周项目的进展状况和问题形成报告和计划,确认后发送给甲乙双方所有项目参与人员,让每一个人清楚知晓项目进展及执行状况以及存在问题。这对项目的全面推进和问题解决至关重要。并据此对项目实施过程进行跟踪监督。遇有关键问题需要双方论证的,必须及时沟通和解决。
二、信息化项目的验收
信息化项目的验收内容及要求如下:
1、检验系统的稳定性和负载能力,检验系统的安全性
a)必要时需要通过压力测试来对系统的稳定性和负载能力进行检验,以确保正式投入应用后能够应付多用户并发,确保其稳定的续航能力。对于市场保有量比较大的信息系统产品,其性能基本是有保障的,所以这一步骤常常可以省略。
b)对系统信息传输的安全性、用户帐号登陆的安全机制进行检查,是否符合产品所描述的安全性标准。
2、检验系统各业务模块的功能及业务流程是否符合企业预期的需求
a)根据合同约定的验收要求,针对各个业务模块,制定完整的业务用例,输入测试数据,完整演绎信息系统在正式业务场景下的业务过程;
b)检查各业务用例场景下输入的数据是否被正确展现,业务流程是否正确流转,数据报表是否准确。实际上在信息化项目实施过程中,我们常常通过验收之前的系统试运行来对系统功能进行检验,所谓的系统试运行是指将系统提前分配给各部门进行使用,这个时候各业务部门工作的处理需要在保持原有处理方式不变的基础上,同时运用信息系统来处理,所以会增加各个部门的工作量,对于业务比较繁忙的企业,这种方式不被建议,但是这仍不失为一种行之有效的检验系统功能的方式方法。
3、对于验收过程中发现的问题,进行完整记录并提交乙方处理,直至验收合格为止。
三、信息系统培训及推行应用
信息化系统通过验收后,表明系统已经可以上线运行,为了保证系统的顺利上线运行,需要做好如下功课:
1、系统应用培训:需要根据系统各业务模块涉及的使用人员及人员职位等级,制定详细的培训计划和培训内容,对于企业高层、中层、基层人员需要根据其在信息系统中行使职能的不同分别进行培训;对于以后日常性的系统应用培训,需要制定信息系统的培训制度,要求每个职能部门至少有一人完全了解其业务模块的使用并负责对应职能人员的日常培训工作;
2、用户权限分配:需要根据企业管理及业务要求,为不同用户分配对应的系统操作权限,并建立用户权限审核与审查机制。确保系统权限正确和安全的分配;
3、系统试运行阶段:系统培训及用户权限分配完成后,企业需要安排一个周期的试运行,这个周期可根据系统规模、数据量等情况来设置,一般为一个月或几个月不等。虽然我们在系统验收阶段已经对系统进行了检查验收,但是在系统实际投入到企业应用时,还可能会发现一些我们在验收阶段没有发现或者被忽略的问题。还有,因为大家都是刚开始使用这个系统,工作习惯需要一个转变和磨合的过程,需要一个周期来充分掌握和熟练系统的使用,以保证今后业务的顺利开展。在系统试运行阶段,公司的业务操作必须按照原来方式和信息系统处理方式同步并进。并且对两种方式处理的信息进行检查和比对,以验证系统的准确性;
4、系统全面推行应用:系统试运行周期结束,发现的问题得到处理解决后,系统即可投入正式运行,充分使用系统提供的操作功能,摒弃对应的手工操作;
5、另外说明:企业需要对系统的使用制定明确的制度要求,包括各项业务信息录入、处理、流转的要求,对于需要通过信息系统处理的工作进行明确,并定期检查系统使用的效果,必要时对使用部门和人员进行考核。以此保障系统得到有效的推进使用。
四、信息化系统的运营维护
信息化项目验收合格并推行使用后,信息系统便进入到日常运营维护的阶段,保障信息系统的稳定和安全运行是一个持续的工作,企业需要配备这方面人员来进行保障。
信息系统运营维护包括:网络及硬件设备的维护、信息化系统软件及数据的维护、信息化系统业务流引擎的维护、信息化系统用户权限的管理与分配、信息化需求的变更等内容。
系统管理员:提供对用户的日常技术支持,确保对用户在信息系统使用中出现的技术问题进行处理和解决;
业务管理员:提供对用户在系统使用过程中遇见的业务问题的处理,并对所在业务板块下的业务数据进行监督和检查,确保业务系统正确有效运行;
流程管理员:负责根据企业的业务需求,对信息系统的业务流程进行维护和管理;
信息化负责人:负责对信息系统整体运行情况进行跟踪检查,确保系统持续有效的使用等,确保信息系统紧跟企业不断变化的业务需求;

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