企业信息化建设的认识

发表日期:2019-01-28 17:51:53 文章编辑:jdadmin 浏览次数:

君典咨询   信息化战略管理咨询师   刘雪松   
对于现代企业,信息化建设是势在必行的趋势,许多企业在开始信息化建设之前,也必然会花大量的时间和精力去研读这些资料,但是企业面对五花八门的解决方案和案例,常常无所适从,究竟哪一种方法适合自己的企业,哪种方法真正行之有效呢。企业在初涉信息化时往往会陷入这样的困惑之中。我根据多年的营销管理咨询和信息化项目管理经验,现就企业自身所经历的企业信息化建设过程来讲讲体会和感想,作为与大家的交流。
一、信息化是企业发展的必要手段
企业面对越来越复杂多变的市场环境和不断增长的业务需求,面对更多的管理问题,还依赖于传统人工的管理手段已经成为企业持续发展壮大的障碍,越来越不适应发展的要求。信息化作为企业管理和业务发展的一个有效手段已经为越来越多的企业所认识。正如大家所认同的一样,信息化建设已经不是一个选择题,而是企业必须要做的功课。我们无须毫无意义地再去论证信息化建设的好与不好,我们需要考虑在自己的企业信息化工作如何做和怎么做的问题。
二、企业对信息化认识的重要性
在对信息化的认识上,需要不断学习和提高,企业往往由于对信息化的不了解,在认识上还只是把信息化建设局限在IT技术的范畴,认为企业信息化就是装一些软件系统来使用。这种认识肯定是不完整的,信息化是企业战略的一部分,是通过使用信息技术来推动企业达成战略目标的一种有效手段。信息化能够起到化低效为高效,化杂乱为规范,化复杂为简单,化模糊为清晰等一系列的作用,是一个运用信息技术手段不断对企业管理和流程进行改造和完善的过程。只有当企业的信息系统能够实现上述“化”的作用的时候,才是真正意义上的信息化。从这点衍生开去,我们会把眼光和精力放在如何结合企业的战略和实际情况选择适合企业自身的信息系统来达成企业的目标,从而也会认识到,纯粹的技术手段并不能解决信息化的问题,需要基于企业战略框架的基础上,把企业的管理和业务需求转化为信息系统可实现的功能和流程,从而形成对企业战略发展的支撑。
三、企业信息化规划的制定
对信息化有了充分的认识之后,我们要做的不是急于去市场上寻找信息系统产品。我们需要根据企业的现状及未来发展需要考虑信息化工作如何开展和实施的问题,然后结合企业实际制定一个可行的信息化建设规划。对于尚未有专门信息化职能的企业来说,可以请第三方专业咨询公司来协助完成这一过程,可以少走一些弯路。
在信息化系统着手建立之前,制定一份清晰的信息化规划,需要基于企业未来几年战略发展框架的基础上,结合企业的规模、管理、流程、市场情况。在总体规划目标的基础上再划分成若干阶段来进行,明确每一阶段要达成的目标。当然信息化规划的内容可能随着企业的发展也在进行调整,从而适应企业不断变化的需求。
四、企业信息化组织的建立
在确定进行信息化建设并制定明确的规划之后,企业要着手建立自己的信息化组织,以推动和支撑企业信息化建设的过程.
信息化组织人员包括如下几个部分
1、信息化组织的第一负责人
信息化项目是一把手工程,这个大家都知道,所以企业一把手必须是我们信息化组织的第一负责人,其职能主要是推动和监督信息化过程,保证信息化项目的有效执行。
2、信息化组织的执行负责人
这一职能的名称叫法众多,我们暂以惯常的“信息化总监”来称呼这一职位。信息化总监的职责是负责信息化项目的整体执行,包括协调和调动各方面资源、监督信息化项目过程、制定和提交各项报告、信息化项目的验收,系统培训应用的执行等等。信息化总监对整个项目的实施进度和结果承担责任。要达成企业信息化的目标,需要企业在信息化总监人员的选择上保持谨慎。这一职能需要由熟悉信息技术、了解公司和行业流程、懂管理、协调力强的人员来担当。因为信息化建设,是对企业流程的再造,是对企业内部管理的一个革新。我们也不无遗憾的看到,不少企业是由纯粹的IT技术人员来担当这一职位,大多缺乏对企业的战略、管理、流程的了解,缺乏与各部门协调。在这样的状态下去建立企业信息化,几乎是不可能成功的,只会带来更多的混乱。
3、信息化系统各业务板块的业务负责人
业务负责人在信息化组织中的职责是负责业务需求的汇总,并承担业务系统应用推行的义务。必须根据信息化建设所涉及到的业务模块,将各业务模块所涉及到的职能部门负责人纳入到信息化组织当中,并在信息化工作过程中统一由信息化总监分派和调遣。各职能的负责人在信息化建设过程中的职责是全力配合信息化总监,负责自身职能内部信息化需求的汇总,系统功能和流程的测试,直至对应业务模块的培训和推行应用。
4、IT技术人员:IT技术人员负责提供系统基础平台的搭建及系统运行维护方面的技术支持。
信息化组织确立后,必须制定组织的章程和制度,明确信息化组织中每个人员的职责,并在今后作到严格执行,确保信息化项目的有效实施和执行。
五、信息化需求的制定
信息化需求的制定,需要包括整个信息化规划的范畴,并不是说先整理一部分需求,然后买产品,到后续阶段再考虑后续需求,这样肯定是不行的,因为信息化是一个连续的过程,无论从需求还是产品上应该是一个整体,不能人为给分隔开。这就是大家经常说到的信息化工作要“整体规划、分布实施”,这个“整体规划”过程中也是一个“整体需求”提出的过程。没有“整体需求”的提出,“整体规划”无从谈起,信息化建设也无法保证其持续性。
信息化需求的制定过程必须从企业的核心内容展开,一般是从财务、业务、生产几条线索展开,延展到客户资源管理需求、人力资源管理需求、成本管理需求、项目管理需求、采购管理需求、办公协同需求、企业决策需求等等。
信息化需求的制定牵涉到企业各职能及各关联公司,需要汇总各职能部门及下属公司的内部流程、表格、制度办法等资料,对汇总上来资料,再进一步梳理和整合,简化繁杂,去掉冗余。整理出的需求要尽可能做到集团总部各个职能部门及分公司在流程上能够互相贯通,在数据口径上能够保持一致。
根据汇总资料梳理并清晰地描绘出整个企业的业务蓝图、组织架构图,并包括各个组织的职能描述、业务流程及对应的表格。最终汇编成信息化需求文档。此文档需要经过各职能部门及各主要领导的最终审核后定稿。作为下一步产品选型和项目实施的依据。
信息化需求的制定过程,对于企业来说也是一次痛苦的革新过程,因为在需求的整理过程中必然会发现许多一直隐藏的问题,在进行信息化需求制定的时候,企业往往需要正视并解决这些问题,并订立适合的处理办法,以满足信息化需求的制定。我们可以请第三方专业咨询公司帮助我们一起完成这个过程。

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